6 consejos para iniciar las finanzas de su pequeña empresa por el buen camino

Tener una pequeña empresa puede ser gratificante: usted toma las decisiones, puede crear un horario flexible para usted y, en la mayoría de los casos, está haciendo algo que le apasiona. Pero también viene con una buena cantidad de desafíos. Según Business Development Canada, aunque los dueños de negocios identifican la administración financiera como su mayor preocupación, la mayoría lucha con la contabilidad necesaria para obtener el control de sus finanzas. 1

A continuación, le mostramos cómo puede iniciar su negocio en el camino correcto y tomar un control efectivo de su dinero.

1. Crea un presupuesto

Los presupuestos no son divertidos, pero son cruciales para administrar su flujo de caja. Son básicamente una lista de sus ingresos y gastos proyectados mensuales o anuales. Anticipar los gastos de su negocio le ayuda a evitar sorpresas, planificar el futuro e identificar y abordar áreas de preocupación. Es importante ser lo más preciso posible con sus ingresos proyectados. Compare su presupuesto con sus ingresos y costos reales para obtener una imagen real de las finanzas de su pequeña empresa.

2. Configure los libros de su empresa

Mantener un registro de sus ingresos y gastos es fundamental. Podrá tomar mejores decisiones financieras sobre impuestos, generación de ingresos, financiamiento y más. Hay tantos programas de contabilidad gratuitos o prácticamente gratuitos que le permiten crear los informes que necesita para ayudarlo a administrar mejor su flujo de efectivo y sus finanzas, incluidos FreshBooks® * y QuickBooks® ** , ¡así que también puede usarlos!

Como parte de sus esfuerzos de contabilidad, abra una cuenta de cheques separada para su pequeña empresa y conviértala mensualmente. También debe crear un sistema de informes de ventas confiable con un libro de ventas, facturas o un sistema de punto de venta.

3. Proyecte su flujo de caja.

Los problemas de flujo de efectivo , como las cuentas por cobrar morosas o los gastos inesperados relacionados con los impuestos, pueden ser un dolor real y hacer que fracasen más negocios que ganancias. Una proyección de flujo de caja que incluya sus costos iniciales, financiamiento y pronósticos de ventas lo ayudará a evitar estos problemas y ayudará a que su negocio prospere. Haga un seguimiento de su proyección con un estado de flujo de efectivo, que es un registro real del dinero que ingresa y sale de su cuenta bancaria cada mes.

4. Cree un estado de pérdidas y ganancias

Asegúrese de realizar un seguimiento de su rentabilidad mensualmente. Prepare y revise un estado de pérdidas y ganancias mensualmente y según el año fiscal hasta la fecha. Le indica qué tan bien está administrando su negocio e incluye las ventas, el costo de los bienes vendidos, la ganancia bruta, los gastos generales y la ganancia neta. Aproveche el software de contabilidad como QuickBooks o FreshBooks que genera automáticamente un estado de pérdidas y ganancias para cualquier período de tiempo de acuerdo con los parámetros que ingrese.

5. Prepárese para los impuestos

Configure cuentas de impuestos cuando establezca su negocio y manténgase al tanto de ellas para no tener problemas durante la temporada de impuestos. Dependiendo de sus ingresos, es posible que deba cobrar el GST / HST. Averigüe si se le aplican impuestos de importación. Si tiene una empresa unipersonal, investigue las retenciones de impuestos y si se aplican a los ingresos de su negocio.

6. Contrata a un profesional

¿No eres una persona de números? Contrate a un tenedor de libros o contador para configurar y / o mantener sus registros financieros. Pueden analizar sus números, brindarle consejos y ayudarlo a evitar costosos errores financieros.

El uso de las herramientas disponibles para rastrear y pronosticar sus ventas y gastos, obtener información en línea y contratar asistencia profesional puede ayudar a garantizar que su pequeña empresa se mantenga fiscalmente saludable.

Mantenerse al tanto de las finanzas de su empresa es un aspecto importante para mantener un flujo de caja positivo y una estabilidad financiera. Si está perdido en lo que respecta a la contabilidad adecuada y los fondos comerciales o la administración de recursos, es posible que no pueda invertir o hacer crecer su negocio.

Mantenga su negocio funcionando sin problemas y al mismo tiempo planifique su futuro con estos consejos para administrar las finanzas de su empresa.

Priorizar la planificación financiera empresarial
Presupuesto , contabilidad, previsión, planificación fiscal, gestión de riesgos: estos son aspectos importantes de la gestión de las finanzas de su empresa como parte de un plan financiero integral.

No dejes de analizar informes contables y estados financieros para conocer mejor el desempeño de tu empresa. Mantenerse al tanto de la contabilidad y la teneduría de libros le permitirá establecer los objetivos financieros correctos, ya sea para invertir más dinero en su negocio (para expansión, personal o nuevo inventario) o ahorrar para la jubilación .

Prepararse con anticipación también es la mejor manera de evitar el estrés de la temporada de impuestos . Evite errores comunes de impuestos con registros y teneduría de libros organizados. Además de comprender las deducciones fiscales (muchos de los gastos en los que incurre en el curso de la gestión de una empresa son deducibles de impuestos), aprenda cómo puede reducir su carga fiscal como propietario de una pequeña empresa . Para obtener asesoramiento fiscal sobre sus necesidades comerciales específicas, consulte a un contador de confianza .

Gestionar el flujo de caja
Asegurar la salud financiera de su empresa requiere administrar su flujo de efectivo de manera eficiente.

Eche un vistazo de cerca a todos sus gastos comerciales (directos e indirectos) y costos generales (fijos, variables y semivariables) para calcular su tasa de gastos generales y supervisarla de forma regular. Revise sus informes comerciales y evalúe sus operaciones comerciales y financieras principales en relación con sus ventas y márgenes operativos.

Una vez que controle los costos y los márgenes, puede aprovechar una variedad de servicios y herramientas financieros para administrar los fondos y el flujo de caja de su empresa con la banca empresarial . Evalúe sus necesidades de compra, responsabilidad, crédito e intereses cuando considere usar una tarjeta de crédito o débito comercial .

Obtener financiamiento es otra herramienta para ayudar a que su negocio crezca. Una línea de crédito comercial o una tarjeta de crédito comercial pueden ser una buena opción para el financiamiento a corto plazo. Para financiar proyectos más grandes o necesidades comerciales, como una renovación, equipo o una nueva campaña de marketing, un préstamo comercial podría ser el camino a seguir.

Optimice su proceso de nómina
Hacer la nómina puede ser un desafío para muchas pequeñas empresas, incluso si generan suficientes ingresos. Al optimizar su proceso de nómina, puede mejorar su flujo de caja, facilitando el pago a los empleados cada día de pago.

El primer paso es elegir un software de nómina con depósito directo, que transfiere el pago de su equipo directamente a sus cuentas bancarias. Con los cheques de papel, su dinero se coloca en un patrón de retención, ya que los empleados depositarán sus cheques en diferentes momentos. Si bien puede parecer un detalle menor, el depósito directo puede ayudarlo a controlar mejor su flujo de efectivo.

También desea seleccionar un programa de pago que siga todas las pautas estatales y le brinde a usted y a su equipo la mayor autonomía financiera. Un programa de pago ideal coincide con el momento en que ingresa efectivo y le permite pagar a su equipo con la mayor frecuencia posible. Cuando a los empleados se les puede pagar poco después de ganarlo, ya sea semanal o instantáneamente , pueden tomar decisiones financieras más informadas.

Mejorar la precisión del inventario
La precisión del inventario es esencial en tiempos de incertidumbre. Algunos tipos de negocios se ven abrumados por un exceso de inventario , mientras que otros intentan mantenerse al día con el aumento de la demanda de los clientes . Ambas situaciones pueden conducir a menores ventas, una mala experiencia del cliente e inestabilidad financiera si las empresas no saben lo que tienen en stock.

Dado que muchas empresas utilizan la omnicanalidad para llegar a más clientes, pueden surgir ineficiencias financieras si no se realiza un seguimiento adecuado del inventario a través de múltiples canales. Por ejemplo, si un cliente no sabe que un artículo que quería en la tienda también se puede comprar en línea, se pierde una venta que podría haber ayudado a una empresa a mover el inventario que pronto podría estar fuera de temporada.

Manténgase un paso por delante de sus niveles de inventario mediante el uso de un software de administración de inventario que conecta automáticamente sus catálogos en la tienda y en línea.

Mitigar los riesgos de la cadena de suministro
Las interrupciones y la volatilidad de la cadena de suministro han afectado al comercio minorista , los restaurantes y la atención médica . Monitorear de cerca la demanda y trabajar con los proveedores para garantizar la disponibilidad puede ayudar a los propietarios de negocios a mitigar los riesgos de acceso a los productos y garantizar que la experiencia de sus clientes continúe siendo confiable y positiva.

Ajuste las estrategias de la cadena de suministro, realice un seguimiento de los contratos y pedidos existentes y tenga proveedores de respaldo para evitar que las interrupciones afecten sus ventas proyectadas y sus ingresos previstos. Para planificar el futuro, eche un vistazo a sus planes comerciales y de cadena de suministro generales y considere realizar un seguimiento proactivo de los costos adicionales relacionados con las actividades de continuidad de su negocio.

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